Näin parannat keskittymistä vilkkaassa avokonttorissa

Olet saanut vastattua kaikkiin aamun sähköposteihin ja vihdoin päässyt syventymään keskittymistä vaativaan tehtävään, kun kollegasi tulee kysymään jotain, tai puhelin soi, tai keskittymisesi herpaantuu kun alat vahingossa kuunnella työkavereiden keskustelua uusimmista trendeistä... kaikille toimistoissa työskenteleville edellä mainitut skenaariot ovat tuttu. 

Kun keskittyminen on herpaantunut, sen uudelleen nappaaminen vie aikaa. Missä olinkaan? Tutkimusten mukaan työflowhun uudelleen pääseminen vie jopa 20 minuuttia sen jälkeen kun keskittyminen on keskeytynyt.

Melu ja keskittymisvaikeudet toimistossa

Suosituilla avotoimistoilla ja coworking-tiloilla on monien etujensa lisäksi myös kääntöpuolensa. Melusaaste ja sen mukanatuomat keskittymishäiriöt vaivaavat monia avotoimistossa työskenteleviä. Tutkimusten mukaan jopa joka toinen avotoimistossa työskentelevää kertoo melun haittaavan työntekoa. Ja jopa 60 prosenttia tanskalaiseen tutkimukseen vastanneista kertoi melun tuovan keskittymisvaikeuksia. 

Tanskan kansallisen tutkimuslaitoksen työmpäristo-osaston vanhemman tutkijan Jan Pejtersenin mukaan, avotoimistossa melu tulee monesta lähteestä ja melua on monenlaista. 

"Ihmiset tyypillisesti valittavat melusta ja yksityisyyden puutteesta avotoimistoissa. Erityisesti toisten kollegoiden juttelu ja puhelinten soiminen tuntuu häiritsevän monia", sanoo Jan Pejtersen.

Uusi tutkimus, jossa haastateltiin 2 300 toimistotyöntekijään osoittaa, että avotoimistossa työskentelevät kärsivät huomattavasti useammin keskittymishäiriöistä sekä huonosta sisäilmasta ja melusta. 

Ja mitä suurempi toimisto, sitä suuremmat ovat meluhaitat. Mitä sitten voimme tehdä asialle? 

Melu parantaa keskittymiskykyä työpaikoilla

Satunnainen melu eli niin sanottu valkoinen kohina saattaa olla ratkaisu meluongelmiin ja auttaa monia keskittymään avotoimistoissa. 

Tanskalainen yritys Topdanmark on käyttänyt jo vuodesta 1974 lähtien niin sanottua valkoista melua toimistotiloissaan vähentääkseen taustamelun haittavaikutuksia työnteolle. Topdanmark, joka on nyt jo vuosikymmeniä toiminut yhdessä pohjoismaiden suurimmissa avotoimistotiloissa, ei näytäkään painivan meluongelmien kanssa kuten monet muut avotoimistoissa toimivat yritykset. 

"Sitä kutsutaan myös 'satunnaiseksi meluksi', ja onhan se vähän paradoksaalista, että lisämelulla voidaan kontrolloida taustamelua. Meillä on yli 500 kaiutinta asennettuna ympäri toimistoa ja ne soittavat jatkuvasti pientä taustaääntä", selvitää  Topdanmarkin hallintojohtaja Martin Arildslund. 

Hän korostaa, ettei valkoinen melu varsinaisesti vähennä meluatasoa, vaan tasoittaa muuta hälinää vaimentaen esimerkiksi kollegoiden juttelut tai puhelimen pirinän. Kun nämä äänet eivät nouse esiin vaan sekoittuvat yleiseen hälinään, niihin ei kiinnitä yhtä paljon huomiota, mikä auttaa keskittymistä vähentämällä melutekijöitä, jotka herpaannuttavat keskittymisen. 

"Tämä ei ratkaise kaikkia meluhaittoja ja -ongelmia, mutta auttaa työntekijöitä keskittymään paremmin ja parantaa työympäristöä.  Meillä on hyvïä kokemuksia, että tämä tosiaan toimii."

"Myös yritysvieraamme usein kiinnittävät huomion siihen, miten huomaamaton satunnainen taustamelu on sekä miten rauhallinen toimisto on verrattuna siihen, että meillä on yli 900 henkilön avotoimisto", lisää Martin Arildslund.

Akustiikka, työpisteet ja työtavat

Valkoinen melu on tasainen, tietylle taajusalueelle säädetty äänisignaali, ikään kuin veden tai puiden kohinaa. Valkoisen melun käyttäminen helpottaa monien mukaan meluongelmia, mutta ylimääräinen taustamelu ei tee toimistoista hiljaisia tai ratkaise kaikkia avotoimistojen ongelmia. 

"Jos avotoimistossa työskentelee vain kourallinen ihmisiä, jotka tekevät enimmäkseen itsekseen töitä, taustamelu ei ole hyödyllinen vaan enemminkin häiritsevää."

"Valkoinen melu on hyvä ymmärtää ikään kuin akustiikkaratkaisuna ja sen jatkeena. Valkoinen melu ei tee toimistosta hiljaista, mikä kannattaa selventää työntekijöille heti alussa, koska monet ajattelevat sen ratkaisevan kaikki meluhaitat", painottaa Martin Arildslund.

Valkoisen melun lisäksi markkinoilla on toki monia muitakin akustiikkaratkaisuja, jotka voivat vähentää meluhaittaa avotoimistossa. 

6 vinkkiä rauhallisempaan toimistoon:

Keräsimme asiantuntijoilta kuusi vinkkiä, miten kontrolloida melua toimistossa.

• Järjestä työpisteet luonnollisesti työtapojen ja -sektorien mukaan siten, että yhteistyötä tekevät kollegat eivät häiritise yksintyöskenteleviä.
• Hanki työntekijöiden käyttöön meluavähentävät kuulokkeet kuten Bosen vastamelukuulokkeet.
• Järjestä toimistossa tilaa ja työpisteitä, kuten erillisiä työhuoneita, joihin työntekijät voivat vetäytyä tekemään keskittymistä vaativia töitä.
• Järjestä myös sosiaalitiloja, kuten kokoushuoneita, joita työtiimit voivat erityisesti käyttää ryhmätöihin häiritsemättä muita. 
• Kiinnittä akustiikkaan huomiota ja varmista, että toimiston sisustusratkaisut tukevat akustiikkaa.
• Kannusta työntekijöitä luomaan omat yhteiset säännöt, jotka tukevat kaikkien työskentelyä. Sopiaa esimerkiksi puhelinten pitämisestä äänettömällä tai että kaikki tiimityö tehdään tiettynä kellonaikoina tai tietyissä kokoustiloissa niin ettei tiimityöskentely häiritse kaikkia toimistossa työskenteleviä.